Yetkilendirilmiş gümrük müşaviri tarafından yapılacak her bir tespit işlemi için yükümlü ile ayrı bir tespit sözleşmesi yapılacak.
Tespit sözleşmesi, Ek-5’te yer alan örneğe uygun olarak program üzerinden düzenlenir. Rehberde geçen usul ve esaslar da dikkate alınacak.
Yetkilendirilmiş gümrük müşavirinin mesleki faaliyetini yerine getiremeyeceği ölüm, yetki belgesi iptali, meslekten çıkarılma ve benzeri durumlarda bir takvim yılı içinde toplamda otuz günü aşmamak üzere vekil görevlendirilecek. Ayrıca izin, hastalık ve benzeri durumlar nedeniyle geçici olarak mesleki faaliyete ara verilmesi gerektiğinde yine aynı süre ile sınırlı olmak şartıyla vekil tarafından tespit işlemlerinin devamlılığı sağlanacak ve bu durumda yapılan tespit işlemlerinden tespit sözleşmesine taraf olan yetkilendirilmiş gümrük müşaviri ile vekil müteselsilen sorumlu olacak.
Tespit sözleşmesi, geçerlilik süresi içinde taraflarca yenilenebilecek. Bu durumda yetkilendirilmiş gümrük müşaviri tarafından yeni tespit sözleşmesi için program vasıtasıyla sözleşme yılı/yetki numarası/tespit kodu/sıra numarasından oluşan yeni bir müteselsil sıra numarası alınacak.
Tüzel kişilik ortağı olarak faaliyet gösteren yetkilendirilmiş gümrük müşavirince düzenlenecek tespit sözleşmesi, tespit işlemini yapacak yetkilendirilmiş gümrük müşaviriyle birlikte, ortağı bulunduğu tüzel kişi adına söz konusu tüzel kişiyi temsil ve ilzam yetkisi bulunan kişi ya da kişiler tarafından da imzalanacak.
Yapılan tüm tespit sözleşmelerine ilişkin bilgiler Yetkilendirilmiş Gümrük Müşaviri tarafından, sözleşmenin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde, erişim kodu kullanılarak program vasıtasıyla, elektronik ortamda gönderilecek.
Tespit sözleşmesi; yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirine ait yetki numarasının değişmesi durumunda, yetkilendirilmiş gümrük müşavirinin mesleki faaliyetini yerine getiremeyeceği ölüm, yetki belgesi iptali, meslekten çıkarılma ve benzeri durumlarda vekile ilişkin hükümler yerine getirildikten sonra ve tespit işlemine konu faaliyetin sona ermesi veya faaliyet alanının ortadan kalkması nedeniyle tespit işleminin yapılamayacağı durumda iptal edilecek.
Tespit sözleşmesi, sözleşmede yer alan “Özel Şartlar” başlıklı bölümde açıkça belirtilmek suretiyle tek taraflı veya karşılıklı anlaşma suretiyle iki taraflı feshedilebilecek. Fesih işlemine istinaden sözleşmenin program üzerinden Genel Müdürlükçe iptal edilebilmesi için özel hukuk hükümleri saklı kalmak koşuluyla sözleşmenin feshedildiğini tevsik edici belge/belgelerin Genel Müdürlüğe ibrazı gerekiyor.
İptal veya feshedilen tespit sözleşmelerine ilişkin tespit işlemleri yeni sözleşme yapılıncaya kadar mevcut yetkilendirilmiş gümrük müşavirince veya otuz günü geçmemek üzere vekili tarafından yürütülecek. Yeni sözleşmeye taraf olacak yetkilendirilmiş gümrük müşaviri, fiili durumu eski yetkilendirilmiş gümrük müşaviri ile birlikte ortak bir tutanağa bağlamak suretiyle işe başlayacak. Yeni sözleşme yapacak yetkilendirilmiş gümrük müşaviri mevzuata aykırı herhangi bir durumun tespiti halinde gerekçesi ile birlikte derhal ilgili gümrük müdürlüğüne bildirimde bulunacak.
Tespit işlemleri için yeni Tebliğde ve rehberde belirtilen usul ve esaslara uygun olarak rapor düzenlenecek. Yetkilendirilmiş gümrük müşavirince hazırlanan tespit raporlarına ilişkin genel bilgileri içeren rapor özeti, tespit raporunun ibrazından önce program üzerinden Müsteşarlığa gönderilecek. Gümrüğüne sunulması gereken tespit raporunun en geç ilgili rapor özetinin verildiği tarihi takip eden yedi iş günü içerisinde gönderilmesi gerekiyor. Bilgileri gönderilen her bir tespit raporu özeti (Ek-6) için program tarafından bir referans numarası verilecek. Bu referans numarası tespit raporunun kapağında belirtilecek.
AN7 tespit işlemine ilişkin olarak; genel ve özel antrepolar için Ocak-Haziran ve Temmuz-Aralık dönemlerini kapsayacak şekilde, her dönemi takip eden ayın son gününe kadar düzenlenen raporların bir örneği antrepoları denetiminde bulunduran gümrük müdürlüğüne, bir örneği de yükümlüye sunulacak.
AN6-AN8 tespit işlemlerine ilişkin rapor özetleri program vasıtasıyla tespit işleminin yapıldığı günü takip eden gün gönderilecek. AN6-AN8 tespit raporları aylık genel bir rapora bağlanarak, ekinde sayım tutanaklarıyla birlikte takip eden ayın ilk yedi işgünü içerisinde bir örneği gümrük antreposunu denetimi altında bulunduran gümrük müdürlüğüne bir örneği yükümlüye sunulacak.
SK 1 tespit işlemlerine ilişkin olarak düzenlenmesi gereken tespit raporları, kontrol talebinde bulunan ülkenin talep yazısı tarihini müteakip en fazla sekiz ay içerisinde düzenlenerek ilgili gümrük müdürlüğüne sunulacak. INF4 tespit kodu kapsamındaki işlemlerde bu süre üç ay.
Bu işlemlerin belirtilen süreler zarfında tamamlanarak gerekli raporun ilgili gümrük müdürlüğüne ibraz edilememesi halinde, durum ilgili gümrük müdürlüğünce varsa yetkilendirilmiş gümrük müşaviri ve tespit raporu düzenleten kişinin gerekçeli görüşü ile birlikte derhal Genel Müdürlüğe bildirilir. Genel Müdürlükçe yapılan değerlendirme sonucunda, kontrol talebinde bulunan ülke idaresine duruma göre ya olumsuz yönde yanıt verilir ya da gerekli tespit raporunun düzenletilerek ilgili gümrük müdürlüğüne ibrazı için en fazla bir aya kadar ek süre tanınacak. Tespit raporunun verilen ek süre zarfında da ilgili gümrük müdürlüğüne sunulamaması halinde, kontrol talebinde bulunan ülke idaresine olumsuz yönde yanıt verilerek dosya kapatılacak. Bu aşamadan sonra verilen raporlar ve yapılan itirazlar değerlendirmeye alınmayacak.
AN6, AN8 dışında kalan tespit işlemlerine ilişkin düzenlenecek raporların bir örneği ilgili gümrük müdürlüğüne, bir örneği ise yükümlüye sunulacak.
Eşyanın Gümrük Yönetmeliğinin 181 inci maddesinin beşinci fıkrası kapsamında yer alıp almadığı ile eşyanın gümrük gözetiminin sonlandırılmasında bir sakınca olup olmadığının tespiti işlemi ile ilgili olarak aynı gün yapılan tespitlere ilişkin ay sonunda düzenlenecek raporun bir örneği, tespit işlemi yapıldığı ayı takip eden ayın ilk üç işgünü içinde beyanname(ler)in işlem gördüğü gümrük müdürlüğüne, bir örneği de yükümlüye sunulacak.
OK1 tespit işleminin sözleşmenin yapıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde olumlu veya olumsuz olarak rapora bağlanılması zorunlu. Bu süreleri aşan bir tarihte düzenlenen raporlar geçersiz sayılacak. Yapılan tespit neticesinde süresi içerisinde düzenlenen rapor olumluysa iki nüsha halinde, olumsuzsa bir nüsha halinde yükümlüye sunulacak.